Bij overlijden, ziekenhuisopname of blijvend letsel, of een redelijk vermoeden daarvan, moet u een arbeidsongeval direct melden bij de Nederlandse Arbeidsinspectie. Dat is iets anders dan intern registreren. Registratie is breder en blijft altijd nodig, ook als een ongeval niet meldingsplichtig is. De juiste volgorde is: eerst slachtofferzorg en de werkplek veilig maken, daarna feiten borgen en beoordelen of externe melding nodig is, vervolgens melden, onderzoeken en verbetermaatregelen doorvoeren.
Inhoudsopgave
- Wanneer is directe melding verplicht?
- Wat doet u direct na het ongeval?
- Hoe meldt u het ongeval bij de Arbeidsinspectie?
- Registreren is niet hetzelfde als melden
- Welke gegevens legt u altijd vast?
- Wie is verantwoordelijk bij eigen personeel, uitzendkrachten en onderaannemers?
- Wat gebeurt er na de melding?
- Van ongeval naar RI&E, maatregelen en leren
- Twijfelt u of iets wel onder een arbeidsongeval valt?
Wanneer is directe melding verplicht?
| Situatie | Direct melden? | Praktisch aandachtspunt |
|---|---|---|
| Overlijden | Ja | Meld direct bij de Nederlandse Arbeidsinspectie. |
| Opname in het ziekenhuis | Ja | Ook als die opname later volgt na het incident. |
| Blijvend letsel of redelijk vermoeden daarvan | Ja | Wacht niet tot elk detail medisch is uitgezocht. |
| Behandeling zonder opname | Normaal niet | Een poliklinische behandeling of SEH-bezoek zonder opname is op zichzelf meestal geen meldgrond. |
De meldplicht geldt in elke sector. Te laat of niet melden kan leiden tot boetes en extra handhaving. Twijfelt u? Leg de feiten direct vast en controleer meteen de actuele criteria van de inspectie.
Wat doet u direct na het ongeval?
- Zorg eerst voor het slachtoffer. Schakel BHV, hulpdiensten en medische zorg in waar nodig en maak de werkplek direct veilig.
- Houd de situatie daarna zo veel mogelijk intact, voor zover dat veilig kan. Verplaats materialen of stel installaties niet onnodig bij.
- Leg direct vast wat bekend is: plaats, tijd, werkzaamheden, gebruikte middelen of stoffen, betrokken personen en getuigen.
- Informeer meteen de leidinggevende en de aangewezen HSE-, KAM- of preventierol.
- Beoordeel direct of sprake kan zijn van een meldingsplichtig arbeidsongeval. Wacht niet op een volledig intern onderzoek voordat u opschaalt.
Hoe meldt u het ongeval bij de Arbeidsinspectie?
- Meld het ongeval direct via de op dat moment geldende meldroute van de Nederlandse Arbeidsinspectie. Dat verloopt meestal online en bij spoed of ernst telefonisch.
- Zorg dat u de basisinformatie paraat hebt: datum, tijd, locatie, betrokken persoon, werkzaamheden, toedracht, aard van het letsel en de eerste genomen maatregelen.
- Wijs één interne contactpersoon aan die de melding doet en alle vervolgcommunicatie bewaakt, ook buiten kantoortijd als dat nodig is.
- Werk met inhuur, uitzendkrachten of onderaannemers? Ga er niet van uit dat de andere partij al heeft gemeld. Stem dit vooraf af en controleer direct of de melding echt is gedaan.
Registreren is niet hetzelfde als melden
Intern registreren betekent dat u ieder ongeval en bijna-ongeval vastlegt in uw eigen systeem of meldprocedure. Extern melden betekent dat u ernstige, meldingsplichtige gevallen doorgeeft aan de Nederlandse Arbeidsinspectie. Die twee sporen lopen naast elkaar.
Een externe melding vervangt de interne registratie dus niet. U hebt beide nodig: voor compliance, voor uw eigen onderzoek en om herhaling te voorkomen. Ook onveilige situaties zonder letsel horen via de interne meldlijn bij leidinggevende, KAM of preventiemedewerker terecht te komen.
Welke gegevens legt u altijd vast?
| Gegeven | Wat u vastlegt |
|---|---|
| Basis | Datum, tijd, plaats en betrokken persoon. |
| Werkcontext | Werkzaamheden, toedracht en gebruikte middelen of stoffen. |
| Gevolgen | Letsel, behandeling, verzuim en andere directe gevolgen. |
| Opvolging | Oorzaken, eerste maatregelen, eigenaar en vervolgacties. |
Letselgegevens zijn privacygevoelig. Beperk toegang, leg bewaartermijnen vast en bewaar niet meer dan nodig. Een complete registratie helpt later ook bij trendanalyse, jaarrapportage en gerichte verbeteracties.
Wie is verantwoordelijk bij eigen personeel, uitzendkrachten en onderaannemers?
| Rol | Kerntaak na het ongeval | Extra aandacht bij inhuur of onderaanneming |
|---|---|---|
| Medewerker of direct betrokkene | Meldt het incident intern direct, vraagt hulp en geeft feitelijke informatie door. | Ook ingehuurde krachten moeten weten bij wie zij intern meteen melden. |
| Leidinggevende | Zorgt voor eerste acties, beoordeelt ernst, schakelt door en laat feiten vastleggen. | Controleert actief wie extern meldt en wie de werkplek beheert. |
| KAM-coördinator, preventiemedewerker of HSE-verantwoordelijke | Bewaakt registratie, meldplicht, onderzoek, dossieropbouw en opvolging van maatregelen. | Leg vooraf schriftelijk vast wie welke taak pakt, maar vertrouw nooit blind op de andere partij. |
| HR en bedrijfsarts | Ondersteunen waar nodig bij verzuim, nazorg en de personeels- of medische dossiervorming. | Hun rol verandert niets aan de noodzaak om het incident direct operationeel op te pakken. |
Heeft u deze capaciteit niet intern of moet u nog een Preventiemedewerker aanstellen? Beleg de taak expliciet of organiseer deskundige ondersteuning. Via HSEPool kunnen opdrachtgevers daarvoor rechtstreeks een zelfstandige HSE-professional vinden, zonder extra tussenlagen in het proces.
Wat gebeurt er na de melding?
Na een melding kan de Nederlandse Arbeidsinspectie aanvullende vragen stellen, de locatie bezoeken en documenten opvragen. Denk aan de eerste registratie, een feitenoverzicht, werkinstructies en input voor het opstellen of actualiseren van uw Risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E). Wijs daarom direct één contactpersoon aan en zorg dat de basisdocumentatie snel beschikbaar is.
De inspectie kan ook getuigen horen. Daarnaast onderzoekt de werkgever meestal zelf de directe en onderliggende oorzaken van het ongeval. Bij ernstige zaken kan het traject uitlopen op handhaving of juridische vervolgstappen. Meewerken en uw feiten op orde hebben is daarom essentieel.
Van ongeval naar RI&E, maatregelen en leren
- Koppel de uitkomst van het onderzoek terug naar uw RI&E.
- Werk uw LMRA (Laatste Minuut Risico Analyse) bij.
- Actualiseer de Taak Risico Analyse (TRA).
- Pas waar nodig het VGM-plan aan.
- Werk met concrete maatregelen, een eigenaar en een deadline. Alleen registreren voorkomt geen herhaling.
- Deel leerpunten intern en toets later of de maatregel in de praktijk echt werkt.
- Neem terugkerende patronen mee in periodieke rapportages. Komt u er intern niet scherp uit, schakel dan een KAM-coördinator, preventiemedewerker of externe ondersteuning in en bekijk of Veiligheidskundige inhuren de logische vervolgstap is.
Twijfelt u of iets wel onder een arbeidsongeval valt?
Discussie over de kwalificatie verandert niets aan de eerste stap: leg de feiten direct vast en registreer het incident intern. Of iets meldingsplichtig is, en hoe verzuim, verzekering en aansprakelijkheid daarna worden beoordeeld, loopt niet altijd via exact hetzelfde spoor.
Bagatelliseer twijfel dus niet. Schaal op en laat de situatie toetsen aan de actuele regels of door een deskundige, of direct opdrachten plaatsen als u externe ondersteuning nodig heeft. Geldt er geen letsel, maar wel een onveilige situatie of bijna-ongeval? Meld dat alsnog direct intern aan leidinggevende, KAM of preventiemedewerker. Voor externe meldingen van een onveilige werkomgeving gelden weer andere routes dan voor een arbeidsongeval.