Privacyverklaring | Omgang met gegevens bij HSEPool

HSEPool verwerkt persoonsgegevens op twee plaatsen: op deze website en in het portaal waarin Opdrachtgevers en HSE-professionals met elkaar werken. Deze verklaring beschrijft welke gegevens dat zijn, waarvoor we ze gebruiken, wie ze te zien krijgt en hoe lang ze blijven.

Wie verantwoordelijk is

Verantwoordelijke Jellema Safety Consultancy B.V., handelend onder de naam HSEPool
KvK-nummer 94640459
Adres Goudenregenstraat 2, 1783 EM Den Helder
E-mail info@hsepool.nl
Telefoon +31 6 12 20 40 31

Er is geen functionaris gegevensbescherming aangesteld. Vragen over deze verklaring en verzoeken over je eigen gegevens gaan naar het e-mailadres hierboven.

Waar deze verklaring over gaat

De website hsepool.nl. Openbaar en informatief. Je hebt er geen account nodig. Op sommige artikelen kun je een intakeformulier invullen.
Het portaal portaal.hsepool.nl. Alleen toegankelijk met een account. Hier plaatst een Opdrachtgever opdrachten, reageren HSE-professionals daarop, worden uren geregistreerd en goedgekeurd, en wordt de platformfee gefactureerd.

Het zijn twee gescheiden systemen. Van een gepubliceerde opdracht gaat een geanonimiseerde versie naar de website, zodat die in zoekmachines te vinden is. Met jouw toestemming nemen we de campagneherkomst mee naar het portaal. Een ingetrokken marketingkeuze wordt doorgegeven aan je ingelogde portaalaccount.

De website

Serverlogbestanden. Bij elk bezoek legt de webserver technische gegevens vast: je IP-adres, het opgevraagde adres, het tijdstip en het type browser. Dat is nodig om de site te laten werken, storingen te onderzoeken en misbruik vast te stellen.
Wat je ons zelf stuurt. Neem je per e-mail of telefoon contact op, dan verwerken we wat je daarbij deelt: je naam, je contactgegevens en de inhoud van je bericht. Bij een intakeformulier verwerken we ook je naam, e-mailadres, eventuele telefoonnummer en organisatie, en je vraag om je aanvraag te behandelen.
Campagnemeting na toestemming. We onthouden je cookiekeuze. Campagneherkomst en de LinkedIn-koppeling gebruiken we alleen na marketingtoestemming. Zie de cookieverklaring.
Geen reacties. Onder de artikelen in de kennisbank en op het blog kan niet worden gereageerd. Er worden dus geen namen of e-mailadressen van lezers opgeslagen.

Het portaal

Van iedereen met een account

Je naam, e-mailadres en telefoonnummer, een versleutelde weergave van je wachtwoord, je rol (Opdrachtgever, HSE-professional of Beheerder), het moment waarop je je e-mailadres hebt bevestigd, het moment van je laatste inlog, en het moment waarop en de versie waarin je akkoord bent gegaan met de algemene voorwaarden en met deze verklaring.

Aanvullend van een Opdrachtgever

Bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-identificatienummer, adres, postcode, plaats en land, een apart factuuradres als je dat opgeeft, en een omschrijving van je organisatie. Verder de opdrachten die je plaatst met hun plaats en periode, je goedkeuring of afkeuring van urenstaten met de reden die je daarbij geeft, en de facturen van de platformfee.

Aanvullend van een HSE-professional

Een referentie zoals HSE-024, je kop- en profieltekst, je woonplaats, postcode en land van vestiging met de coördinaten die daarbij horen, je jaren ervaring, je uurtarief, de afstand die je wilt reizen, je beschikbaarheid, je KvK-nummer (alleen bij een onderneming in Nederland) en btw-identificatienummer, je profielfoto, je cv, je vakgebieden, je certificeringen met hun geldigheidsdatum en het bewijsstuk dat je daarvan uploadt, je reacties op opdrachten met de motivatie die je meestuurt, je plaatsingen, en je urenstaten met begin- en eindtijd en pauze per dag, met de urenspecificaties die daaruit volgen.

Wat het portaal zelf vastlegt

Je sessie, met IP-adres en browsertype, zodat je ingelogd blijft.
Technische logbestanden van de server en van het portaal, waaronder mislukte inlogpogingen.
Het moment waarop identiteitsgegevens zijn vrijgegeven, en door wie.
Wie welk certificaatbewijs heeft beoordeeld, en wanneer.
Van een betaling van de platformfee: het bedrag, de status, de betaalmethode en het tijdstip zoals Mollie die terugmeldt.

Wat we niet vragen

Het portaal vraagt niet om een burgerservicenummer, niet om een kopie van je identiteitsbewijs, en niet om gezondheids-, biometrische of strafrechtelijke gegevens. Zet ze ook zelf niet in je cv of je motivatie: dat zijn bijzondere persoonsgegevens en het portaal is daar niet op ingericht.

Waarvoor we deze gegevens gebruiken

De dienst leveren — inloggen, je profiel tonen, opdrachten plaatsen, reageren, selecteren, uren registreren en goedkeuren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst die je met HSEPool aangaat op het moment dat je een account maakt.
Opdrachten en professionals bij elkaar brengen — de matchscore berekenen en kandidaten tonen. Grondslag: uitvoering van diezelfde overeenkomst.
Certificeringen beoordelen — beheer bekijkt het bewijsstuk dat je uploadt en legt vast dat het is gezien. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang bij een betrouwbaar platform.
De platformfee factureren en innen — facturen opstellen, versturen en de betaling afhandelen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
Facturen bewaren. Grondslag: de wettelijke fiscale bewaarplicht.
Berichten sturen die bij de dienst horen — een bevestiging van je e-mailadres, wachtwoordherstel, een uitnodiging, of een melding dat er interesse in je is getoond, dat een urenstaat is ingediend of goedgekeurd, of dat er een factuur klaarstaat. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst. Er is geen nieuwsbrief en er gaan geen reclameberichten uit.
Het platform beveiligen en storingen oplossen — logbestanden, sessies, mislukte inlogpogingen, back-ups. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging en continuïteit.
Je vraag beantwoorden als je ons mailt of belt. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij het afhandelen van contact.

Wie wat te zien krijgt

Het portaal laat de identiteit van een HSE-professional bewust in twee stappen los.

Voordat een Opdrachtgever interesse toont

Hij ziet van jou als HSE-professional alleen je referentie, je vakgebieden, je certificeringen, je jaren ervaring, je uurtarief, de afstand tot de opdracht, je motivatie en de opbouw van je matchscore. Je naam, je cv en je contactgegevens ziet hij niet. Je profielfoto alleen als je zelf hebt aangezet dat die eerder zichtbaar mag zijn.

Op het moment dat hij interesse toont

Dan komen je naam, je cv en je contactgegevens vrij, en tegelijk komt voor jou de bedrijfsnaam van de Opdrachtgever vrij. Het is één handeling, hij is onomkeerbaar, hij wordt met tijdstip vastgelegd, en beide partijen krijgen er bericht van. HSEPool krijgt er ook bericht van.

Wat er niet gebeurt

HSE-professionals zien elkaars profielen niet, en Opdrachtgevers zien elkaars opdrachten, kandidaten en facturen niet. Elke opvraging in het portaal controleert of juist deze gebruiker recht heeft op juist dit gegeven; ingelogd zijn is nooit genoeg. Beheerders van HSEPool kunnen bij de gegevens die zij nodig hebben om het platform te beheren, certificeringen te beoordelen en vragen te beantwoorden.

Wat er naar de openbare website gaat

Van een gepubliceerde opdracht gaan de feiten naar hsepool.nl: titel, omschrijving, plaats, periode, uren per week en tariefbandbreedte. De bedrijfsnaam van de Opdrachtgever wordt daarvóór verwijderd en bereikt de website niet. Er gaat geen enkel gegeven van een HSE-professional naar de website. Wordt de opdracht gesloten, dan verdwijnt het bericht weer van de site.

De matchscore

Het portaal berekent per kandidaat een matchscore uit een vaste set factoren: de vereiste certificeringen, het vakgebied, de afstand, het tarief binnen de opgegeven bandbreedte en de beschikbaarheid. Die opbouw staat altijd naast het getal, zodat te zien is waar het vandaan komt. De score ordent en licht toe; hij beslist niet. Wie er wordt geselecteerd, bepaalt een mens. Er worden binnen HSEPool geen besluiten uitsluitend geautomatiseerd genomen.

Met wie we gegevens delen

We verkopen geen gegevens en delen ze niet met adverteerders. Voor het leveren van de dienst schakelen we deze partijen in, elk met een verwerkersovereenkomst:

Hetzner Online GmbH — de server waarop de website en het portaal draaien, met de database, de bestanden en de back-ups. Datacentrum binnen de Europese Economische Ruimte.
Ploi.io — het beheer van die server.
TransIP B.V. — het verzenden van de e-mail van HSEPool. Nederland.
Mollie B.V. — de betaling van de platformfee. Nederland. Wij sturen Mollie het te betalen bedrag, een omschrijving en een verwijzing naar de factuur. Wij krijgen terug of er is betaald, wanneer en met welke methode. Je rekeningnummer of kaartgegevens komen niet in het portaal terecht; die blijven bij Mollie.
SiteJob — de bouw, het beheer en de ondersteuning van de website en het portaal. Nederland.

Daarnaast roept het portaal één externe dienst aan: bij het opslaan van een profiel of een opdracht gaat de postcode — of als die ontbreekt de plaatsnaam — naar de Locatieserver van PDOK om er coördinaten bij op te zoeken, zodat afstanden berekend kunnen worden. Er gaat geen naam of ander gegeven mee.

Verder verstrekken we gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht, en aan onze accountant of adviseur voor zover dat voor de administratie nodig is.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Onze website, het portaal, de database, de bestanden en de back-ups staan binnen de EER. Wanneer je toestemming geeft voor marketingmeting en de LinkedIn-koppeling actief is, kan LinkedIn gegevens ook buiten de EER verwerken. Lees de privacyverklaring van LinkedIn voor de landen, toepasselijke waarborgen en je rechten. Lettertypen laden we vanaf onze eigen server.

Hoe lang we gegevens bewaren

Een account dat achttien maanden niet is gebruikt, wordt verwijderd. Een maand daarvoor krijg je een e-mail waarin staat wat er gaat gebeuren. Eén keer inloggen is genoeg om je account te behouden.
Bij verwijdering verdwijnen je account, je profiel, je cv, je certificeringen met hun bewijsstukken, je profielfoto, je reacties op opdrachten, je urenstaten en de bestanden die daarbij horen. Opdrachten van een verwijderde Opdrachtgever gaan eerst van de website af.
Facturen blijven zeven jaar bestaan, omdat de belastingwetgeving dat voorschrijft. Een factuur draagt daarvoor een bevroren kopie van de gegevens van beide partijen — naam, adres en KvK-nummer zoals ze op het moment van factureren waren. Die kopie blijft, ook als het account weg is.
Je sessie vervalt na twee uur zonder activiteit.
Technische logbestanden bewaren we niet langer dan nodig is voor beveiliging en foutanalyse; ze worden bij het reguliere onderhoud opgeschoond.
E-mail die je ons stuurt blijft in het postvak van HSEPool zolang dat voor de behandeling en de nazorg nodig is.
Back-ups worden volgens hun eigen cyclus overschreven. Wat uit het portaal is verwijderd, kan daardoor nog korte tijd in een back-up staan.

Hoe we de gegevens beveiligen

Alle verbindingen lopen over HTTPS.
Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen en zijn niet terug te lezen. Een wachtwoord is minimaal twaalf tekens lang en bevat een letter en een cijfer.
Beheerders kunnen alleen inloggen met een tweede factor uit een authenticator-app.
Elke opvraging wordt op recordniveau gecontroleerd: niet óf je bent ingelogd, maar of jij recht hebt op juist dit gegeven. Die controles liggen vast in geautomatiseerde tests.
Cv's, certificaatbewijzen, profielfoto's, urenspecificaties en facturen staan buiten de openbare webmap en worden alleen uitgeleverd via een route die eerst controleert wie je bent en of dit bestand van jou is. Raadbare of doorlopend genummerde bestandsadressen bestaan niet.
Van de database en de bestanden worden dagelijks back-ups gemaakt.
Ontwikkel-, test- en demo-omgevingen staan los van productie en bevatten uitsluitend verzonnen gegevens.
Elke vrijgave van identiteitsgegevens en elke beheerhandeling wordt vastgelegd.
Sleutels en wachtwoorden van externe diensten staan buiten de broncode.

Je rechten

Je hebt het recht je gegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang, en je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen.

Een deel doe je zelf: in het portaal pas je je account, je profiel, je bedrijfsgegevens en je certificeringen aan, en verwijder je een cv, een bewijsstuk of je profielfoto zonder tussenkomst. Voor de rest, en om je account te laten verwijderen, stuur je een bericht naar info@hsepool.nl. We kunnen je om aanvullende gegevens vragen als we twijfelen wie het verzoek doet, en we reageren binnen een maand.

Wat aan een factuur vastzit kunnen we niet verwijderen zolang de fiscale bewaarplicht loopt. Wat er dan wél gebeurt, staat hierboven bij de bewaartermijnen.

Ben je het niet eens met de afhandeling van je verzoek, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Cookies

We gebruiken noodzakelijke cookies voor je cookiekeuze, inloggen en beveiliging. Marketingcookies en het delen van conversies met LinkedIn vereisen toestemming. Je kunt je keuze altijd wijzigen via Cookie-instellingen. Zie de cookieverklaring.

Wijzigingen

Wijzigt deze verklaring wezenlijk, dan krijgt zij een nieuwe versiedatum en informeren we wie een account heeft per e-mail. Bij het aanmaken van een account leggen we vast welke versie je hebt gezien.

Versie 13 september 2026.

Campagneherkomst en LinkedIn

Met jouw toestemming bewaren we welke campagne je naar HSEPool bracht. Bij een aanmelding leggen we deze herkomst vast in het HSEPool-portaal, zodat we aanmeldingen, opdrachten, plaatsingen en platformomzet aan campagnes kunnen verbinden. Wanneer de LinkedIn-koppeling actief is, delen we na toestemming conversies en een gehashte versie van je e-mailadres met LinkedIn om de advertentieresultaten te meten. Een hash maakt dit gegeven niet anoniem.

Je kunt je toestemming intrekken via Cookie-instellingen. Lees onze cookieverklaring voor de bewaartermijnen en instellingen.