Wilt u een preventiemedewerker aanstellen, dan moet u vooral drie dingen goed regelen: de juiste persoon kiezen, voldoende tijd en deskundigheid organiseren en de aanstelling goed vastleggen. Zo voorkomt u gedoe achteraf en voldoet u direct aan de basis van de Arbowet.
Inhoudsopgave
Wanneer moet u een preventiemedewerker aanwijzen?
Elke werkgever met personeel moet minimaal één preventiemedewerker hebben. Zie ook: Is een preventiemedewerker verplicht? Dat geldt dus al vanaf uw eerste werknemer. In organisaties met maximaal 25 werknemers mag de werkgever deze rol vaak zelf vervullen, als er voldoende kennis en tijd is. In de praktijk is een interne medewerker meestal de beste keuze, omdat die de werkvloer kent en aanspreekbaar is voor collega’s. De werkgever blijft altijd eindverantwoordelijk voor gezond en veilig werken.
Heeft u een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, dan heeft die instemmingsrecht op de persoon en de positionering van de preventiemedewerker. Regel dat vooraf, niet pas achteraf.
Wat zijn de 3 wettelijke taken van de preventiemedewerker?
De wet noemt drie kerntaken. Meer taken mag, maar leg dat dan expliciet vast.
Meewerken aan de RI&E en het plan van aanpak
De preventiemedewerker helpt risico’s in kaart te brengen en mee te vertalen naar een praktisch plan van aanpak. Denk aan risico’s rond gevaarlijke stoffen, fysieke belasting, machineveiligheid of beeldschermwerk. Voor achtergrond en stappen, zie RI&E opstellen.
Maatregelen helpen uitvoeren
De rol stopt niet bij signaleren. De preventiemedewerker ondersteunt ook bij het invoeren van maatregelen, zoals instructies, PBM-gebruik, werkplekaanpassingen en opvolging van verbeterpunten uit de RI&E.
Adviseren en samenwerken
De preventiemedewerker adviseert werkgever, OR of PVT en werkt samen met arbodeskundigen, zoals de bedrijfsarts of arbodienst. Juist die verbinding tussen werkvloer en beleid maakt de functie effectief.
Zo stelt u een preventiemedewerker praktisch aan
1. Bepaal de scope van de rol
Leg vast of het alleen om de wettelijke kerntaken gaat of ook om extra taken, zoals ongevalsmeldingen, BHV-afstemming of veiligheidsrondes.
2. Kies een geschikte medewerker
Kijk niet alleen naar functietitel, ook niet als iemand al KAM-coördinator is. Wilt u verantwoordelijkheden afbakenen, bekijk dan de taken van een KAM-coördinator. Belangrijker zijn kennis van de organisatie, zicht op risico’s, communicatieve vaardigheid en voldoende draagvlak op de werkvloer.
3. Regel tijd, opleiding en bevoegdheden
Een preventiemedewerker zonder uren of mandaat is een papieren functie. Zorg dus voor ruimte in de agenda, passende scholing en duidelijke verantwoordelijkheden.
4. Betrek OR of PVT op tijd
Is er een OR of PVT, dan is instemming nodig. Bespreek ook meteen de positie in de organisatie en de praktische samenwerking.
5. Leg de aanstelling schriftelijk vast
Neem in ieder geval op: naam, startdatum, taken, beschikbare tijd, bevoegdheden, rapportagelijn, scholing en evaluatiemoment. Communiceer daarna intern wie de preventiemedewerker is en hoe medewerkers contact opnemen.
Voorbeeld aanstellingsbrief preventiemedewerker
Een model aanstellingsbrief hoeft niet lang te zijn, zolang de kern maar duidelijk is. Een bruikbaar voorbeeld is: “Hierbij wijzen wij [naam] met ingang van [datum] aan als preventiemedewerker binnen [organisatie]. De preventiemedewerker ondersteunt bij de RI&E, het plan van aanpak, de uitvoering van preventieve maatregelen en de afstemming met OR of PVT en arbodeskundigen. Voor deze rol is [aantal] uur per [week/maand] beschikbaar. De taken, bevoegdheden en evaluatie zijn vastgelegd en worden jaarlijks beoordeeld.”
Extra HSE-capaciteit nodig naast uw interne rol?
Een preventiemedewerker moet u juridisch goed aanwijzen. Heeft u daarnaast tijdelijk extra HSE-ondersteuning nodig voor RI&E, safety support of uitvoering op locatie, overweeg dan een veiligheidskundige inhuren. HSEPool brengt opdrachtgevers direct in contact met zelfstandige HSE-professionals. Zonder abonnement of verborgen kosten en met een vaste fee van €6 per gewerkt uur.